【クリニックの閉院マニュアル】コロナの受診控えで経営難のクリニックが急増！閉院手続きを解説

更新日：2021年11月25日

コロナ禍の影響で閉院を余儀なくされたクリニックの経営者様に向けて、閉院のために最低限知っておくべき事柄についてご紹介します。

各種届出の手続きや、患者様へのケア、スタッフへのフォロー、医療機器の処分など、閉院にあたってはやるべきことがさまざまあります。

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コロナ禍の受診控えで経営が逼迫するクリニック

出典：日本経済新聞2021年8月6日付「クリニックの休廃業・解散が急増　後継難にコロナ禍」

コロナ禍になってから医療施設の受診を控える人が急増したため、経営が逼迫するクリニックが増え、休廃業や解散に至るケースも過去最多のペースで増えています。

帝国データバンクの調査によると、医療機関の休廃業・解散は、2016年から2020年まで多くても600件以下でしたが、2021年は6月末の時点で300件を超えました。

6月時点で休廃業や解散の件数が300件を超えたのは初めてのことで、2021年末には680件前後に上る可能性があるとされています。

クリニック経営者の高齢化、後継者不在で閉院を加速

出典：厚生労働省「平成 30(2018)年医師・歯科医師・薬剤師統計の概況」

クリニックはこれまでも、相次ぐ新規開業などによって患者の獲得競争が熾烈な地域があり、開業医の高齢化や後継者問題といった事業継承の問題もかかえていました。

厚生労働省のデータによると、2000年に41.4歳だった医師の平均年齢は、2018年には44.8歳と、3歳以上高くなっています。中でも50歳以上の医師の増加は顕著です。

それに加えて新型コロナウイルスの感染が大きなダメージを与え、患者の受診控えやクラスターの発生といった想定外のできごとが続き、収益の大幅悪化によって閉院へと追い込まれたクリニックも少なくありません。

【閉院手続きマニュアル】クリニック閉院の手続きと流れ

各種届出申請期限

クリニックを閉院する際には、動産物の処分やテナント契約の解除、書類の提出など、さまざまな準備や手続きが必要です。できれば閉院の半年ほど前から準備を始めておくと、無理なく進めることができます。

上記が手続きの主な内容ですが、自治体によって若干異なる場合があるため、あらかじめホームページなどで確認しておきましょう。申請先がかなり多いので、顧問税理士や専門家に委託するのもひとつの方法です。

提出期限に「遅滞なく」と書かれているのは、法令用語です。時間的即時性が最も高いのは「直ちに」で、次が「速やかに」、最も即時性の弱いのが「遅滞なく」なので、その辺のニュアンスを汲み取って、遅れのないように手続きをしましょう。

患者へのケアについて

クリニックを閉院するにあたって、患者へのケアをどうするかは、最も大きな課題のひとつです。長年通い続け、信頼関係を築き上げてきた患者もいるでしょうし、閉院ということで少なからずショックを受ける人もいるかもしれません。

一人ひとりの患者に対して感謝とお詫びの気持ちを持ちつつ、丁寧に接する必要があります。対応を間違えると、後々トラブルにつながる可能性もあるので、慎重に話を進めましょう。

まずは閉院が決まった後、できるだけ早い時期に、患者にその旨を伝えることが大切です。突然閉院が決まるケースもありますが、できれば少なくとも2～3ヶ月前までには告知したいものです。

院内外にお知らせの掲示をして、閉院のお知らせのハガキも郵送しましょう。看護師や事務のスタッフに、一人ひとり電話をしてもらえば、より丁寧です。

かかりつけ患者の引き継ぎ

治療を継続しているかかりつけの患者に対しては、閉院にあたって他のクリニックを紹介し、移ってもらわなければなりません。

長年通い続けてきた患者さんの場合、かかりつけ医を変えなければならないのは、とても不安で大変なことです。その辺の心境を察しつつ、看護師や事務のスタッフと連携して対応していきましょう。

一人ひとりの患者に合ったクリニックを紹介し、紹介状を書いて、できるだけスムーズに転院できるようサポートすることが大切です。患者さん自身が次のクリニックを決めた場合でも、紹介状を書くことで引継ぎがしやすくなります。

また、もし未収金の回収ができていない場合は、忘れずに回収しておく必要があります。

患者データの保存期間

●カルテは5年保存

クリニックで保管している患者さんのカルテは、病院を閉院してもすぐに破棄することはできません。カルテは5年間の保管義務があり、エックス線装置などの測定結果記録や、放射線障害が発生するおそれのある場所の測定結果記録についても、5年間保管をする義務があります。

カルテの保存義務期間が5年間でも、実際には10年間保存している人もいるので、その辺は個人の判断に委ねられるところです。万が一トラブルが起きたときのことも踏まえて、法的な義務期間を過ぎても、ある程度は保管しておく方が賢明と考える人も少なくありません。

●レントゲンは3年保存

レントゲンのフィルムに関しては、レントゲンを撮影した疾患の診療行為を終了後、3年間は保存しておく義務があります。フィルムそのものはかさばるので、ある程度の年月で処分しても、データに関しては長期にわたって保存している人もいます。

●スタッフのフォロー

クリニックを閉院する際には、スタッフへのフォローも大切です。閉院する2～3ヶ月前までには、スタッフに閉院する旨を告知し、退職金の手続きや社会保険の手続きも必要になります。

医療機関は求人も多いので、転職先に困ることはないかもしれませんが、スタッフが悩んだり戸惑ったりしているときは、相談にのってあげることも大切です。

できれば閉院が決まった時点でスタッフ一人ひとりと面談し、これまでの感謝を伝えるとともに、今後のことについての相談にのれればベストです。閉院までの期間、スタッフとは力を合わせていかなければならないので、くれぐれも信頼関係を壊すことのないよう注意しましょう。

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閉院するためには、医療廃棄物や医療機器を処分する必要があり、原状回復費用や残債務の弁済など、何かと費用がかかります。

できるだけ負担を少なくするためには、まだ使える医療機器は少しでも高く売却する必要があるでしょう。グリーンメディカルにご相談いただければ、お客様の医療機器を高価買取し、少しでも閉院時の負担を減らすようアドバイスさせていただきます。

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